Dépôt de garantie : règles pour le propriétaire bailleur

Distinguer dépôt de garantie et caution

Le dépôt est une somme versée au bailleur pour garantir les obligations du locataire. La caution est une personne ou un organisme qui s'engage à payer dans les limites de son engagement si le locataire manque à ses obligations. Les deux mots ne désignent donc pas la même protection. Le guide du garant en location explique le cautionnement.

Les règles ci-dessous concernent les baux d'habitation du parc privé soumis à la loi du 6 juillet 1989. Le bail mobilité interdit le dépôt de garantie. Les locations saisonnières ou d'autres régimes ne doivent pas être traités par simple transposition.

Calculer le montant à la signature

Pour un loyer de 700 euros et 80 euros de charges, le plafond est donc de 700 euros en vide, ou de 1 400 euros en meublé classique. Ce sont des plafonds : le contrat peut retenir un montant inférieur lorsque le dépôt est prévu. Les charges ne servent pas à augmenter cette base.

L'article 22 prévoit le versement à la signature, directement par le locataire ou par un tiers. Il interdit un dépôt lorsque le loyer est payable d'avance pour plus de deux mois, sauf passage au paiement mensuel demandé par le locataire. Le dépôt ne produit pas d'intérêts au profit du locataire et n'est pas révisable pendant le contrat, même renouvelé.

Conservez le montant convenu, la date du versement et une preuve de réception. Une ligne claire dans le suivi du dossier évite de confondre ce paiement avec le premier loyer. Pour le cadre contractuel particulier, consultez le bail meublé.

Faire partir le délai de la remise des clés

Le point de départ est la restitution des clés au bailleur ou à son mandataire dans les formes prévues par la loi, et non une simple annonce de départ. Notez la date effective et la nouvelle adresse du locataire. Ne mélangez pas ce délai avec celui du préavis de congé.

Comparez les constats d'entrée et de sortie pour déterminer si le délai maximal est d'un ou de deux mois. Un état des lieux conforme n'efface pas un impayé : les sommes restant dues peuvent être retenues si elles sont justifiées. Inversement, un délai de deux mois n'autorise pas une retenue automatique.

La préparation de l'état des lieux de sortie permet de rassembler les observations, les clés rendues et les documents nécessaires au calcul du solde.

Justifier chaque retenue

Une retenue peut correspondre à un loyer impayé, à des charges dues ou à une réparation imputable au locataire. Pour une dégradation, documentez la différence entre l'entrée et la sortie, sa cause, la part relevant de la vétusté et le montant demandé. Les devis ou factures peuvent étayer le coût ; un montant fixé au hasard ne suffit pas.

L'usure normale n'est pas une dégradation à facturer au locataire. Une peinture qui vieillit au fil d'une occupation normale ne doit pas être traitée comme un mur volontairement détérioré. Même en cas de dégradation établie, ne faites pas financer automatiquement un équipement neuf en remplacement d'un équipement déjà ancien.

Envoyez un décompte lisible, avec chaque poste, son justificatif et le calcul du solde. Un dossier compréhensible permet au locataire de vérifier la retenue et de signaler une erreur sans devoir demander successivement toutes les pièces.

Deux exemples de restitution

Exemple sans retenue : le locataire a versé 700 euros. Les états des lieux sont conformes et aucun loyer ni charge ne reste dû. Les 700 euros sont restitués dans le délai maximal d'un mois après remise des clés.

Exemple avec retenue : pour le même dépôt, une dégradation imputable au locataire est établie par comparaison des états des lieux et une réparation de 120 euros est justifiée, après prise en compte de la vétusté. Sans autre dette, le solde est de 580 euros. Le décompte doit expliquer les 120 euros ; ce chiffre pédagogique ne constitue pas un barème de réparation.

Prévoir la clôture des charges et éviter le retard

Dans un immeuble collectif, une provision justifiée peut être conservée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes, dans la limite de 20 % du dépôt. Ce n'est pas un droit de retenir systématiquement cette somme. Le solde est régularisé dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes ; les parties peuvent aussi convenir d'un règlement immédiat. Le guide des charges locatives détaille le rapprochement des provisions et dépenses.

En cas de retard, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée. Cette majoration n'est pas due lorsque le retard résulte de l'absence de communication de la nouvelle adresse par le locataire. Programmez donc la clôture dès la remise des clés. Locallo permet de conserver les documents du logement et de la location pour retrouver les pièces de ce dossier.